Ainainen tehokkuuden vaatimus on raskasta ja tylsyttää mielen

Multitaskaat läpi palaveriputken edellisen päivän sähköposteihin vastauksia, samalla seuraavan palaverin esitykseesi valmistautuen. Päässä surisee, etkä todellakaan koe tekeväsi juuri muuta kuin pakollisen selviytyäksesi. Mutta oletpahan tehokas – vai oletko?

Työn tehostaminen on 1900-luvun suuria edistysaskelia: innovaatiot vuosisadan alkupuolelle asettivat paineen työstää ja työskennellä tehokkaammin, luoda prosesseja, jotka saavat aikaan enemmän ja nopeammin. Tuolloin suuri osa työstä olikin suorittavaa työtä, jonka tehostamiselle olikin järkevä peruste. Kuitenkin moni tietotyötä tekevä on edelleen samaisen ajatuksen vanki ja ajattelee, että tehokas tietotyö vaatii edellä kuvattua äärimmilleen viritettyä kiirettä ja multitaskaamista. Elämme illuusiossa, jossa tehokkuus muka mitataan kiireen määrällä.

Aivot tarvitsevat tilaa

Tutkimukset kuitenkin osoittavat, ja paljon on viime aikoina puhuttu mediassakin siitä, miten ihmisaivot tarvitsevat joutenoloa ja lepoa toimiakseen optimaalisesti ja jotta uusia ideoita – ja luovuutta – voi syntyä. Kuormittuneet aivot eivät jaksa keksiä uutta, ainoastaan sinnitellä nykytilassa – riskinä on jopa taantua ajattelussa, jos kuormitusta on liikaa.

Ajatus siitä, että vain kiireessä palaverista toiseen juokseva työntekijä on tehokas, on hassu. Kiirehän kertoo ennemmin siitä, ettei priorisointi ole työntekijällä kohdillaan: lautasella on kerrallaan liikaa asioita, jolloin jotain pursuaa yli. Syntyy kierre, jossa työntekijä hädissään yrittää lapioida ylimenevää osaa muun työn kustannuksella. Kaikki häviävät, sillä paniikissa paikasta ja asiasta toiseen säntäilevä mieli ei voi tuottaa parasta tulosta, vaan pyrskähdyksiä sinne tänne. Priorisoinnissa taas oma esihenkilö on merkittävässä roolissa, jos priorisointia ei voi itse tehdä. "Mitä jätetään tekemättä?" on ensiarvoisen tärkeä kysymys ratkaistavaksi.

Kyseenalaista tehokkuuden odotus

Tietotyöntekijän olisi tärkeää kyseenalaistaa ainainen tehokkuuden vaatimus: jos aivoilla ei ole koskaan aikaa vain ajatella vapaasti, pohdiskella ja levätä, ei uuttakaan ajattelua synny riittävästi. Tila ajattelulle taas voi auttaa parantamaan muita työn tekemisen tapoja: miten asiat voisi tehdä fiksummin, kenties helpommin? Kuormittunut pää ei välttämättä kykene ratkaisemaan jälkikäteen yksinkertaiseltakaan vaikuttanutta ongelmaa. Tämä ei tarkoita, että tietotyön tulisi olla silkkaa joutenoloa, ehei, mutta hengähdystauoille uskon kaikilla olevan tarvetta.

Kokeile vaikka itse parin viikon ajan ottaa ajattelulle puoli tuntia sieltä täältä. Älä katso sähköposteja tai muita viestejä, mene paikkaan, jossa saat olla rauhassa ja vain ajattele: anna ajatusten virrata vapaasti ja katso, mitä tapahtuu. Ensimmäisellä kerralla ei ehkä mitään ihmeellistä, mutta jossain kohtaa ajatus alkaa virrata.