Asiantuntijan aika on palasina
Asiantuntijan työ on ajallisesti pirstaloitunutta. Työ koostuu useista erillisistä palasista kuten kokouksista, puheluista, sähköpostiin vastaamisista, työmatkoista, keskusteluista, lukemisesta ja kirjoittamisesta.
Työtä tehdään tässä hetkessä, vuorovaikutuksessa muiden kanssa, jolloin syventyminen tai ennakoiva, pitkäjänteisyyttä vaativa työ vaikeutuu. Tiedot käyvät ilmi Työterveyslaitoksen AikaJärjestys-tutkimuksesta, josta on äskettäin julkaistu artikkeli Työelämän tutkimus -lehdessä.
Asiantuntijan ”itsenäinen” työ on muuttanut luonnettaan yhteiskunnan muutoksen myötä. Tarvitaan sosiaalisia, oppimisen ja verkostoissa toimimisen taitoja. Tehokas toiminta sähköisillä viestintävälineille on arvossaan. Aikaa uutta luovaan ajattelutyöhön ei tahdo löytyä. Päivä laitetaan nopeesti takaraivossa uuteen järjestykseen, kun äkilliset nopeat jutut sotkivat priorisoinnin ja tärkeitä asioita joutui heittämään sivuun. Sähköposti ja muut sähköiset kanavat vapauttavat, mutta myös tiivistävät ja pilkkovat asiantuntijoiden työaikaa. Oman kalenterin hallinta on kovaa työtä.
Asiantuntijan aikataulut riippuvat muista
Työn aikatauluttaminen on perinteisesti asiantuntijoilla ollut omassa hallinnassa. Työt ovat kuitenkin nykyään kietoutuneet muiden aikatauluihin, asiakkaiden tarpeisiin tai muuttuvaan työympäristöön. Työpaikoilla on myös yhteisiä aikatauluja, työn tekemisen tapoja ja normeja, jotka ohjaavat työn ajallista rakentumista. Toisella työpaikalla asiakaspalvelua tehdään on line, toisella työpaikalla tahti on verkkaisempi.
Myös yhteiskunnallamme on oma sykkeensä, johon on sopeuduttava. Suomessa heinäkuussa saa vielä pysähtyä, ellei työtä rytmitä EU, joka lepää vasta elokuussa. Kansainvälisissä yrityksissä työtä tahdittaa yhteistyökumppani maapallon toisella puolen.
Tehdastyössä koneen tahti loi työlle rytmin, kun taas asiantuntijatyössä toimintaa rytmittävät yhä useammin sidokset ja suhteet. Mitä enemmän eri aikatauluja täytyy huomioida, sitä pienemmäksi käyvät vapausasteet oman aikataulun rakentamisessa.
Asiantuntijoilla onkin monenlaisia keinoja parempaan ajankäytön hallintaansa. AikaJärjestys-hankkeen työpajoissa ratkaisuja haettiin esimerkiksi some-paastosta, etätyöstä, töiden fiksummasta priorisoinnista, muistilistoista ja ”löysän” ajan ja syventymisajan varaamisesta kalenteriin.
Ajanhallinta ei ole vain yksilön asia
Vaikka työn aikatauluttaminen onkin olennainen osa asiantuntijan työtä ja osaamista, on organisaatiolla ja esimiehellä usein merkittävä rooli asiantuntijan ajallisten olosuhteiden muotoilijana.
Monella työpaikalla on käytössä vuosikellot, jotka rytmittävät suunnittelua. Lisäksi tarvitaan projektitason aikataulut. Näillä voidaan luoda synkronoituja yhteisiä aikarakenteita ja ajanhallinnan pelisääntöjä, jotka luovat vakautta asiantuntijatyölle. Esimiehen tehtävä on antaa toiminnalle kirkas suunta ja pitää huolta siitä, etteivät esimerkiksi ylityöt muutu vaivihkaa vallitsevaksi käytännöksi.
AikaJärjestys asiantuntijatyössä -hankkeessa tutkitaan asiantuntijoiden ajanhallintaa ja työn aikatauluttamista sekä etsitään ratkaisuja ajallisiin haasteisiin. Työelämän tutkimus -lehdessä on julkaistu artikkeli hankkeen asiantuntijahaastattelujen pohjalta (n=26). Haastateltavat rekrytoitiin hankkeessa mukana olevien työmarkkinajärjestöjen kautta (Yhteiskunta-alan korkeakoulutetut, Specia, Viestinnän keskusliitto). Lisäksi hankkeessa on kerätty laaja kyselyaineisto (n= 1897) ja toteutettu Työsuojelupaneeli (n=586) 2015. Hanketta rahoittaa Työsuojelurahasto. Hanke jatkuu vuoden 2016 loppuun.
Mitä on asiantuntijatyö?
Asiantuntijatyö voidaan määritellä itsenäiseksi, korkeaa koulutustasoa ja laajaa tietopohjaa edellyttäväksi toiminnaksi, jonka ytimen muodostavat tieteen soveltaminen käytännön ongelmiin. Asiantuntijatyö on tietotyötä, jossa ongelmia tunnistetaan ja ratkaistaan tietotekniikkaa hyödyntäen. Tyypillisiä asiantuntijatöitä ovat esimerkiksi suunnittelija, projektipäällikkö, erityisasiantuntija ja tutkija.
Artikkeli: Toivanen, M, Viljanen, O. & Turpeinen, M. (2016). Aikamatriiseja asiantuntijatyössä. Työelämän tutkimus, 1, 14(1), 77─94. Työpiste-verkkolehden juttu 25.4.2016: Priorisoi työtehtäväsi, mutta älä poimi rusinoita pullasta
Lähde: Työterveyslaitos
