Lean paljastaa mikä on turhaa

Kaipaisiko työsi vähän Leania? Jos aika kulkee lävitsesi nopeammin kun projektit valmistuvat, teet todennäköisesti liikaa vääriä asioita. Turhan työn poistamiseen tähtäävä Lean-metodi auttaa to do -listan siivoamisessa.

Lean on johtamisfilosofia, joka tähtää turhan työn vähentämiseen. Mallin keskiössä on ajatus, että kaikki se työ, josta ei ole näkyvää hyötyä asiakkaalle, tai joka ei edistä asiakkaalle toimitettavan työn valmistumista, on syytä rajata minimiin.

Ammattiliitto Pron tekemän tutkimuksen mukaan on jopa 55 % suomalaisten tekemästä työajasta kuluu tehtäviin, jotka eivät ole itsessään tuottavia. Se tarkoittaa, että asiakasta hyödyttävän työn sijaan aika uppoaa talon sisäisiin prosesseihin, palavereihin, työmatkoihin, monimutkaisiin järjestelmiin ja raportointeihin – itse aiheutetuista häiriöistä, kuten sometuksesta nyt puhumattakaan.

Yksi Leanin peruskäsitteistä on työn virtaustehokkuus. Se mittaa prosessin tehokkuutta, eli sitä, kauanko kokonaisuudessaan kestää saada tuote tai palvelu asiakkaalle.

– Ikävä kyllä Suomessa keskitytään virtaustehokkuutta enemmän resurssitehokkuuteen, eli siihen, että kaikki ovat jatkuvasti kiireisiä, ja kalenterit ovat täynnä, olivat hommat sitten mitä tahansa. Näin ylläpidetään näennäistä illuusiota tehokkuudesta, Lean-kouluttaja Jari Junkkari Intotalosta sanoo.

Odottelu on turhin häiriö

Oman työnsä hyöty-turhuus -suhdetta voi arvioida esimerkiksi katsomalla kalenteriaan. Kuinka paljon sinne merkittävästä työstä on laskutettavissa asiakkaalta ja kuinka nopeasti nämä projektit valmistuvat? Jos valmistuminen tökkii, mistä se johtuu? Syy on luultavasti turhassa työssä tai häiriöissä. Niistä ehdoton ykkönen on odottelu.

Junkkari kertoo klassisen esimerkin mainostoimistosta: kun suunnittelija toimittaa verkkosivuston leiskan kommentoitavaksi, asiakas on juuri silloin sidottuna toiseen projektiin ja palaa asiaan parin viikon kuluttua. Tuona päivänä suunnittelija taas on tekemässä jotain muuta, eikä ehdi tarttua työhön siltä istumalta. Jos projektilla kuitenkin on kuluneen viiveen takia kova kiire, sotkee se pahimmillaan suunnittelijan aikataulun koko viikoksi.

Tämä kaikki voidaan välttää kun sovitaan etukäteen, milloin asiakas saa leiskan nähtäväksi, mihin päivään ja kelloaikaan mennessä hän antaa kommenttinsa ja milloin suunnittelija puolestaan palauttaa muokatun leiskan takaisin. Kun projektin kaikki stepit on selvästi aikataulutettu, osapuolet voivat varata riittävästi aikaa omien tehtäviensä hoitamiseen sen puitteissa.

 Joskus aikataulut tietenkin pettävät, ja silloin tärkeintä on priorisoida työtehtävät todellisen tärkeysjärjestyksen mukaan.

– Mutta jos yrityksessä mennään eteenpäin sillä ajatuksella, että katsotaan, mitä päivä tuo tullessaan, ei työstä tule mitään. Ennakointiin perustuva aikataulutus ja valmistuminen auttavat tosi monessa asiassa.

Oma päivä sälä-töille

Koska työn flow usein häiriintyy pienten sälähommien takia, Junkkari kehottaa keskittämään ne kaikki yhdelle päivälle. Kun tietää hoitavansa ne esimerkiksi perjantaina, mieli vapautuu ja keskittyy paremmin isompien asiakkaille tärkeiden työtehtävien äärellä.

Leanin tavoitteena onkin opastaa tekemään oikeita asioita, oikeaan aikaan, oikean verran ja oikeille asiakkaille. Kaikesta muusta voikin sitten karsia.

Lean-ajattelun juuret johtavat Japaniin Toyotan autotehtaalle, jossa päätuotantoinsinööri Taiichi Ohno sai 1940-luvulla tehtäväkseen parantaa tuottavuutta yrityksessä, jonka pääoma oli lähes mitätön ja konekanta vanhanaikainen.

Vaikka laatuun ja turhan työn karsimiseen perustuva malli pohjautui jo Fordin 1900-luvun alussa kehittämän liukuhihnatuotannon mahdollistavan jatkuvan virtauksen hyödyntämiseen, japanilaiset jalostivat mallin lyömättömäksi laatujohtamisen toimintamalliksi.

– Lean ajattelu ei ole rakettitiedettä, vaan havahtumista oman työn pullonkaulojen tunnistamiseen.

Kaikki vaikuttaa kaikkeen

Junkkari opettaa metodin soveltamista asiakkailleen, mutta se on ahkerasti käytössä myös omassa yrityksessä.

Aiemmin Intotalossa oli tapana pitää aamupalaveri kahdeksalta aamulla, jonka jälkeen työntekijät alkoivat tavoitella asiakkaitaan. Yhdeksän jälkeen yritysten johtohenkilöiden tavoittaminen oli kuitenkin hankalaa ja vaati raivokasta soittelua pitkin päivän. Kun yrityksessä havahduttiin ongelmaan, päätettiin aamupalaveri siirtää myöhemmäksi ja käyttää aamun ensimmäinen työtunti asiakkaiden kontaktoimiseen.

Muutoksen myötä tehokkuus parani niin, että työ joka ennen vei päivän, hoitui nyt parissa tunnissa.

– Esimerkki on asiantuntijatyön Leania parhaimmillaan. Kun työn pullonkaula on havaittu, selvitetään, mistä se johtuu ja sen jälkeen lähdetään kokeilemaan siihen ratkaisuja. Parin  viikon päästä tilanne arvioidaan uudelleen ja sen perusteella onnistunut kokeilu joko vakiinnutetaan käytännöksi tai kokeillaan jotain muuta.

Tietotyössä turhaa työtä teettävät usein epäselvät ohjeistukset ja asioiden päätteleminen kysymisen ja tarkentamisen sijaan. Myös oman työn loputtomaan hiomiseen kuluva aika on turhaa yliprosessointia, joka hidastaa yhteisen päämäärän saavuttamista.

Vaikka työtä tekisi yksin, on tärkeää hahmottaa, kuinka oma työ yhdistyy laajempaan kokonaisuuteen ja miten se vaikuttaa muiden aikaansaamiseen. Sen myötä työn merkitys kirkastuu ja häiriöt vähenevät.

Anna Väre